Substituição de sistema legado — agendamento, prontuário e financeiro integrados

"Queremos modernizar nossa clínica. Temos um sistema de agendamento mas a recepção reclama que é lento. Médicos pedem informações do paciente que a recepção não consegue achar rápido. O financeiro é todo em Excel. Convênios são um caos: cada um tem uma regra diferente. O que dá pra fazer em 12 semanas?"

Documentos recebidos do cliente:

• 6 vídeos curtos (1-3 min cada) gravados pela gerente da clínica
• Lista de 12 convênios atendidos, com regras próprias de faturamento
• Planilha do financeiro dos últimos 6 meses (Excel)
• Exportação parcial do sistema atual de agendamento

Aplicamos análise multimodal com IA nos 6 vídeos enviados pelo cliente. Pipeline técnico: ffmpeg extrai áudio e frames, Groq Whisper transcreve em português, Claude Vision analisa cada frame cruzando com a transcrição.

O cliente não precisou escrever spec formal nem fazer entrevista presencial. 6 vídeos em ~90 minutos de material bruto viraram o mapa completo da operação.

Total fase Visualizar: 13,5 horas efetivas — 1,5 semanas corridas.

O cliente pediu "modernizar o sistema". A análise multimodal revelou que o problema não era o sistema — era a fragmentação entre múltiplas ferramentas e a captura excessiva de dados que ninguém usa.

Regra de ouro aplicada: áudio + frames + transcrição antes de escrever qualquer linha de documentação. O áudio revelou 7 regras de negócio que não apareciam nos frames (por exemplo: "convênio X exige 2 guias assinadas antes da consulta" — só foi mencionado verbalmente).

Em vez de replicar o sistema atual com IA em cima, redesenhamos o processo no núcleo. A IA não é plugin — é o cérebro da operação.

• Sistema unificado (agenda + prontuário + financeiro + lembrete) substituindo os 4 softwares atuais
• Agendamento simplificado com apenas os 8 campos efetivamente usados na consulta
• Prontuário com busca semântica via Claude — médico encontra histórico relevante do paciente em segundos
• Lembrete automático via WhatsApp 24h antes e 2h antes da consulta, com confirmação de presença
• Integração com 3 convênios via API + módulo manual para os outros 9 (com conferência assistida por IA)
• Receituário digital com assinatura eletrônica (padrão CFM)
• Financeiro unificado com DRE mensal automático, separação por médico e por convênio

Governança: audit log de cada decisão da IA, supervisão por exceção, tool escalate_to_human codificada para casos sensíveis (recusa de convênio, exame fora do padrão). LGPD compliance por design: Row Level Security, anonimização em logs, retenção controlada de dados sensíveis.

Problemas reais que apareceram na implementação. Documentados aqui para rastreabilidade e aprendizado do próximo ciclo.

• Claude Vision confundiu códigos CID-10 em letra pequena no frame. Resolução: pre-processamento com zoom programático nos frames com texto denso antes do prompt.
• APIs de 3 convênios tinham documentação desatualizada. Resolução: inspeção direta dos endpoints com um dos convênios e scraper assistido para os outros dois.
• WhatsApp da recepção começou a receber aviso de SPAM da Meta. Resolução: ajuste de templates aprovados, variação de mensagens, redução de frequência para atingir quality rating "alto".
• Tela de prontuário lenta em clínica com internet oscilante. Resolução: cache local com React Query + fallback para modo offline em leitura.
• Impressora laser antiga do receituário não reconhecia o padrão A6. Resolução: bridge em Node local no computador da recepção convertendo o formato antes da impressão.

Próximos checkpoints:

• Checkpoint 2 (semana 8): demo do sistema unificado em staging com dados reais migrados
• Checkpoint 3 (semana 12): handoff, dashboard executivo, plano do próximo ciclo